LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LAS EMPRESAS

LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LAS EMPRESAS

Mucho se escucha hablar sobre esta herramienta, pero en verdad que es y para qué sirve?  En pocas palabras: es la hoja de cálculo líder en el mercado mundial. Es el software más potente, flexible y más utilizado del mundo, no existe otro programa que pueda acercársele en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ámbito de aplicabilidad va de la economía a la sicología, de la biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración de los recursos humanos, entre otras. Es por eso que tantos trabajadores activos y los posibles empleados están obligados a dominar esta herramienta para permanecer en el lugar de trabajo o para entrar, una persona con conocimientos plenos de esta herramienta tiene un valor agregado muy grande en su hoja de vida.

Es una herramienta muy importante sobre todo para las empresas, ya que en este programa pueden realizar su contabilidad, sus facturas, análisis de datos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc. Además puedes crear desde tablas y/o gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros.

Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes, educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo que se ha convertido en un elemento básico de los usuarios finales y profesionales del negocio.

En el mundo, miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa. Miles de decisiones se toman apoyadas en él. Millones de empresas de todo el mundo simplemente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cómputo. Gran parte de los programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan esta herramienta como motor de cálculo. Cuando el usuario tiene un nivel avanzado del mismo, tareas que a un usuario con un nivel normal de Excel le tomaría varias horas terminar, es posible formularlas, optimizarlas y en el último de los casos, programarlas en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications o, más exactamente, Visual Basic for Excel) de forma que puedan realizarse en unos pocos segundos. Al dominar plenamente la programación en Excel, el lenguaje VBA, es posible elaborar en minutos el trabajo que anteriormente llevaba días enteros.

En Colombia, ya muchas empresas se están dando cuenta de la importancia del manejo y dominio pleno de Excel, y cada día se preocupan por capacitar a sus Recursos Humanos, desde un nivel Básico, pasando por un intermedio hasta llegar a un avanzado, además ya exigen cursos especializados de Excel Financiero y  Excel estadístico. Así es que tenemos una Herramienta muy potente que en manos capaces es capaz de hacer maravillas y hacer más placentero el trajín da cada día, así como el ahorro de tiempo que se convierte en ganancia económica.

En el día a día de una empresa es necesario realizar operaciones algebraicas que, aunque son simples desde el punto de vista matemático, no están, en la mayoría de los casos, exentas de dificultad.

Por ello, desde finales de los años setenta se hizo más que necesaria el uso de hojas de cálculo que simplificaban en gran manera la tarea de realizar labores tales como el análisis de balances de situación y cuentas de resultados, la selección de inversiones, el cálculo de las previsiones financieras y comerciales de ingresos, gastos, y ventas futuras de la empresa en un determinado ejercicio económico.

1.      NECESARIO EN TODOS LOS DEPARTAMENTOS

Partiendo de la base de que en cualquier puesto de trabajo supra-estructural es esencial saber usarlo de manera media o avanzada ya que es una herramienta universalmente aceptada, Excel es un programa idóneo para la presentación de datos de todo tipo (financieros, comerciales, estadísticos, etc.) de manera profesional y ordenada.

Hemos de pensar que hoy en día no se admite en ninguna empresa, por pequeña que esta sea, “papelitos” manuscritos a la hora de presentar tablas o datos relevantes para la toma de decisiones. Una hoja o libro de cálculo en Excel resulta fundamental para presentar estos datos a un directivo, o simplemente, para apoyar tesis en cualquier reunión de negocios en la que ésta se tenga que consultar datos numéricos.

2.      COMPATIBLE CON MÚLTIPLES FORMATOS Y PLATAFORMAS

Microsoft Excel tiene un formato de fichero particular que tiene una extensión denominada (“.xls”, o en las versiones a partir de 2010 “.xlsx”) pero Excel permite la exportación de sus libros a casi todo tipo de formatos, incluso los de “OpenDocument” tales como “.odt”. Excel nos permite guardar datos en formatos tan dispares como HTML, PDF, CSV, TXT, Texto UNICODE, OpenSource XML, y hasta 20 tipos más. Es totalmente compatible con Macintosh, ya que existe una versión de Excel para el sistema operativo MAC /OS. Todo esto permite que el libro de EXCEL pueda ser visualizado en cualquier plataforma, sistema operativo o entorno gráfico.

3.      FACILIDAD DE MANEJO

Una de las grandes virtudes que han hecho famoso a Excel es la facilidad con que nos permite resolver problemas complejos en muy poco tiempo. La gran cantidad de herramientas que posee, en lugar de representar un inconveniente, son una gran ventaja, porque podemos elegir entre todas ellas la que más se adecue a nuestras necesidades y preferencias.

La diferencia entre la frustración y la productividad en el uso de Excel radica en el conocimiento de algunas claves básicas que cualquiera puede aprender. Con un mínimo de tiempo y esfuerzo dedicados al aprendizaje de Excel pueden lograrse grandes avances y grandes ahorros de inversión temporal.

4.      INTEGRACIÓN CON ACCESS Y DESDE LA NUBE

A través de la herramienta POWER PIVOT Excel nos presenta un entorno de trabajo donde podemos utilizar otros libros de cálculo, bases de datos Access, e incluso ficheros que están compartidos en la nube.

Con esta poderosa herramienta se pueden hacer análisis de datos desde distintos orígenes de datos y hacer relaciones de datos para poder extraer información de tablas o consultas que sean principales y dependientes, cosa que ningún otro entorno de cálculo permite en la actualidad.

5.      GENERACIÓN DE ANÁLISIS DE DATOS EN TIEMPO REAL

Los gráficos y las tablas dinámicas nos permiten realizar análisis de datos en tiempo real escogiendo los campos de una tabla y extrayendo de la misma una serie de conclusiones que permiten al directivo o profesional tomar una serie de decisiones en tiempo real.

Esta herramienta es indispensable hoy en día en cualquier reunión de empresa, consejo de administración, o junta de accionistas. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente.

En Trivière Partners somos expertos en formación a Medida en MS Excel (y otros programas de ofimática) y diariamente ayudamos a nuestros partners a ahorrar tiempo y dinero a través de la perfección del uso de esta herramienta por parte de sus trabajadores.

En el siguiente vídeo podrás ver una introducción a manejo de Power Pivot, una herramienta del Excel magnífica para tu empresa:

Es complicado responder a la pregunta de cual es la importancia de Excel en la empresa. Con el paso del tiempo cada vez son más las empresas que utilizan Excel para muchos de sus procesos, para sus cálculos o para almacenar información. 

La versatilidad de Excel hace que se puedan utilizar hojas de excel para realizar cálculos muy sencillos como puede ser llevar el número de ventas de una pequeña tienda o a cálculos muy complejos como puede ser la evolución de la productividad de una multinacional o cálculos de movimientos en la bolsa. 

Además, Excel nos permite trabajar con listados de información pudiendo hacer listados, filtros según diferentes conceptos o tablas dinámicas que nos permite conseguir tener información resumida para poder sacar conclusiones. 

El funcionamiento de Excel es muy sencillo, no tiene mucho secreto en cuanto lo que es el uso del programa en sí y más si ya estás familiarizado con otros programas del paquete de office. 

Lo más complejo con lo que nos podemos encontrar delante de una hoja de Excel es como poder utilizar las funciones, que nos permitirán, con la combinación de varias de ellas poder obtener resultados mucho más complejos. 

Además, en muchos casos deberemos pensar de una forma muy lógica y por pasos para poder conseguir llegar al resultado deseado. 

En funcionesexcel este es nuestro objetivo, poder presentarte todas las funciones de Excel, su uso, su estructura y como trabajar con ellas para que puedas, después de encontrarte con un problema, conocer que funciones deberías utilizar y como conseguir combinarlas para llegar al resultado deseado.